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はじめに

2021年10月13日に「公益通報者保護法に基づく指針(令和3年内閣府告示第118号)の解説」(以下、「指針の解説注1」といいます)が公表されました。

各企業においては、改正公益通報者保護法(2020年6月12日一部改正法公布、2022年6月までに施行。以下、「法」といいます)の施行日までに「公益通報者保護法第11条第1項及び第2項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針」(2021年8月20日内閣府告示第118号。以下、「指針」といいます)および指針の解説に沿い、内部公益通報体制の整備等、対応を行うことが必要です。

本記事では、内部通報制度の意義と指針および指針の解説を踏まえた実務上の対応のポイントを解説します。

企業としての対応のポイント

対応のために必要な事項

今回の公益通報者保護法の改正では、常時使用する従業員が300人を超える企業に対し、内部調査等に従事する者(通報者を特定する情報の守秘を義務づけられる者)を定め、内部通報制度を整備することが義務づけられました。

 ポイント 
  • 常時使用する従業員が300人を超える企業では、改正法の施行までに、対応を完了する必要がある
  • 公益通報を行う者の保護を拡充し、従業員等が従来よりも外部機関(行政機関・報道機関等)へ通報を行いやすいように改正がなされている
  • 常時使用する従業員が300人以下の企業においても、外部機関への通報でなく内部通報による自浄作用を発揮できるよう、改正法に対応した制度の整備が強く推奨される

指針では、対応のために必要な事項を、以下の観点で定めています。

 対応のために必要な事項 
  • 公益通報対応業務従事者の指定(指針第3)
  • 内部公益通報対応体制の整備
    ・ 部門横断的に対応する体制の整備(指針第4・1)
    ・ 公益通報者を保護する体制の整備(指針第4・2)
    ・ 内部公益通報対応体制を実効的に機能させるための措置(指針第4・3)

以下では、上記各事項について解説していきます。

公益通報対応業務従事者の指定(指針第3)

公益通報対応業務注2では、いずれの段階でも公益通報者を特定させる事項の漏洩を防ぐ必要があります。これは、公益通報者を特定させる事項の秘匿性を高め、内部公益通報を安心して行うことができる環境を整備するためです。

・ 公益通報対応業務従事者を定めなければならない(法11条1項)

・ 公益通報対応業務従事者は、法令上の守秘義務を負う(法12条)

そのため企業は、上記の法の規定に基づき、公益通報対応業務従事者を指定し、公益通報者を特定させる事項について一層慎重な管理を行わせなければなりません。指針の解説では、その具体的な指定方法に関するポイントが示されています。
なかでも、以下の点については、留意した対応が必要です。

▶ 従事者として指定しなければならない者の範囲

① 公益通報対応業務を行うことを主たる職務とする部門の担当者
② 上記以外の部門の担当者であり、内部公益通報受付窓口注3において受け付ける内部公益通報に関して「主体的」に「重要部分」に関与して業務を行う者であり、かつ、当該業務に関して公益通報者を特定させる事項を伝達される者(必要が生じた都度「従事者」として定める)
<②に該当しない例>
例えば、製造物の品質不正事案に関する社内調査において品質の再検査を行う者など、単に内部公益通報の内容を伝えられたに留まる者は、「主体的」に「重要部分」に関与して公益通報対応業務を行っておらず、従事者として定めるべき対象に該当しないと考えられている注4

▶ 従事者としての指定の明確化

従事者は、公益通報者を特定させる事項について刑事罰により担保された守秘義務を負う。そのため、従事者を定める際は、従事者となる者自身に明らかとなる方法で定める必要がある。

「従事者となる者自身に明らかとなる方法」の例
・ 個別に通知する。
・ 内部規程において部署等の特定の属性で指定する※。
※ 部署等の単位で指定する場合は、従事者となる者自身が従事者の地位に就くことを個別に理解できるようにする必要がある。

内部公益通報について部門横断的に対応する体制の整備(指針第4・1)

(1) ポイント1 内部公益通報受付窓口の設置等

内部通報受付窓口の設置にあたって、企業が留意すべき点は以下のとおりです。

① 企業は、内部公益通報受付窓口を設置し注5、当該窓口を経由した内部公益通報の対応業務について管理・統括する部署および責任者を定めなければならない。

② 親会社において、グループ共通の窓口を設置する場合は、当該窓口が自社(子会社等)の内部公益通報受付窓口である旨を、子会社等の内部規程等においてあらかじめ定めておく必要がある(法2条1項柱書)。

③ ②の場合でも、子会社等にそれぞれ調査や是正に必要な措置を行う部署および責任者を定める必要がある。なお、親会社の対応業務の責任者が子会社等の対応業務の責任者を兼務することは可能である。

④ グループ共通の窓口を設置する親会社は、イビデン事件最高裁判決(最一判平成30年2月15日集民258号43頁)の存在に留意する必要がある。同判決は、親会社が企業グループ全体で法令遵守体制や相談窓口体制を設けている場合、子会社等の従業員に対し、その相談の申出の具体的状況いかんによっては、体制として整備された仕組みの内容や相談の内容等に応じて適切に対応すべき信義則上の義務を負う場合がある旨を判示している。このように、親会社が任意に制度整備を行ったことにより、負担が重くなる場合もあることには注意が必要である。

⑤ 取引先事業者の従業員からの通報も体制整備の対象となる。

(2) ポイント2 組織の長その他幹部からの独立性の確保に関する措置

組織の長やその他幹部に関係する事案について内部公益通報がなされた場合に、対応業務がこれらの者の影響下にあったままでは適切な対応が期待できません。企業は、公益通報対応業務が独立性を確保できるようにしなければなりません。

〈対応例〉

・ 社外取締役や監査機関からモニタリングを受けながら公益通報対応業務を実施する。

・ 内部公益通報受付窓口を事業者外部(外部委託先、親会社等)に設置する。

(3) ポイント3 公益通報対応業務の実施に関する措置(匿名での連絡手段の導入、調査の実施)

内部公益通報は、匿名による場合を含めて受け付ける必要があります。現在、匿名通報を受け付けていない場合には、制度を変更する必要が生じえます。この点、「匿名での連絡手段」については、以下のものが考えられます(指針の解説第3・Ⅱ・1・(3)③参照)。

<匿名での連絡手段の例>

・ 窓口への非通知設定での電話連絡

・ 個人が特定できないメールアドレスでの連絡

・ 外部委託先や親会社等の外部窓口限りで公益通報者の氏名を預かり、事業者には匿名性を保持する方法

・ チャット等の専用のシステム

また、内部公益通報は、以下の例のような正当な理由がある場合を除いて、必要な調査を実施すべきとされています。

<正当な理由の例>

・ 解決済み※の案件に関する情報が寄せられた場合

・ 公益通報者と連絡がとれず事実確認が困難な場合

※解決済みであるかは、再発事案という可能性もあるため慎重な判断が必要。

(4) ポイント4 利益相反の排除に関する措置

利益相反の排除の観点から、企業は「事案に関係する者」を公益通報対応業務に関与させない措置をとらなければなりません。どのような者が「事案に関係する者」に該当するのか、その範囲については内部規程で具体的に例示しておくことが望ましいといえます。

<「事案に関係する者」の典型例>(指針の解説第3・Ⅱ・1・(4)②注24参照)

・ 法令違反行為の発覚や調査の結果により実質的に不利益を受ける者

・ 公益通報者や被通報者と一定の親族関係がある者

公益通報者を保護する体制の整備(指針第4・2)

労働者や役員、退職者が通報対象事実を知ったとしても、自らが公益通報をしたことが他者に知られ、不利益を被る懸念があれば、公益通報を躊躇うかもしれません。有益な公益通報がなされないままでは、企業が抱えるリスクはさらに高まってしまいます。そのため、通報対象事実を知った者が内部公益通報を安心して利用できるよう、企業は以下のような措置をとる必要があります。

① 不利益な取扱いの防止に関する措置

・ 労働者等および役員に対する教育・周知

・ 内部公益通報受付窓口において不利益な取扱いに関する相談を受け付けること

② 範囲外共有を防ぐための措置・通報者の探索を行うことを防ぐための措置注6

・ 情報管理の徹底(閲覧・共有範囲の限定、記録の保管方法やアクセス権限等の規程における明確化、社内教育の実施等)

・ 通報者の探索は行ってはならない行為であって懲戒処分その他の措置の対象となることの教育・周知

これらが遵守されていないことが発覚した場合には、企業は救済・回復の措置や行為者に対する厳正な処分を行わなければなりません。「公益通報を行うことで不利益な取扱い注7を受けることはない」という認識を、十分に労働者および役員ならびに退職者に持たせることが必要です。

内部公益通報対応体制を実効的に機能させるための措置(指針第4・3)

(1) ポイント1 教育・周知

内部公益通報対応体制を実効的に機能させるには、規程の内容を形式的に知らせるだけでは不十分です。労働者および役員、退職者等に内部通報の意義や企業にとっての重要性等を認識させるための啓蒙活動が必要となります。指針の解説では以下のような内容が例示されており、トップからのメッセージ等で役職員への浸透を図ることの検討も必要だとされています。

<啓蒙すべき内容例>

・ コンプライアンス経営の推進における内部公益通報制度の意義・重要性

・ 内部公益通報制度を活用した適切な通報は、リスクの早期発見や企業価値の向上に資する正当な職務行為であること

・ 適切な通報を行った者に対する不利益な取扱いは決して許されないこと

・ 通報に関する秘密保持を徹底すべきこと

・ 利益追求と企業倫理が衝突した場合は企業倫理を優先するべきこと

・ 上記の各事項が企業の発展・存亡をも左右し得ること

なお、内部通報窓口以外にも、職制上のレポーティングラインにおいて内部通報を受ける可能性も周知する必要があります。企業としては、それらを受領する可能性のある上長が以下のような適切な対応をとれるよう、教育を行わなければなりません。

<適切な対応の例>

・ 従事者に準じた特定事項の秘匿

・ 通報者の承諾を得たうえでの内部通報窓口への連携

また、教育に際しては、階層別の適切な研修の実施、周知において多様な媒体の利用等、実効性の確保のための創意工夫が求められます。

<実効性の確保のための創意工夫の例>

・ 具体例を用いた通報対象事項の説明

・ 想定質問にかかるFAQ

特に公益通報対応業務従事者に対しては、法により課せられる守秘義務や、通報の受付から調査・是正措置等にかかる実践的なスキル等についての教育を行う必要があります。
なお、法2条1項1号では、公益通報を行うことができる主体として「退職後1年以内の者」が含まれていますので、指針は退職者への教育・周知も企業に求めています。

<退職者への教育・周知の例>

・ 在職中に「退職後も公益通報ができること」を教育・周知する。

・ 退職後も公益通報ができることを公表し退職者が了知できる状況にする。

(2) ポイント2 是正措置等の通知

内部公益通報があった場合、通報者に対し、当該通報への対応状況(是正措置がとられたのか、通報対象事実がないと判断されたのか等)の通知が必要となります。その方法は、プライバシーに関わる情報への配慮もしつつ、状況に応じて適切な方法を選択しなければなりません。ただし、通報者が通知を望まない場合や、匿名での通報であるために通知が困難といったやむをえない事由がある場合には、例外的に通知を行わないことも許容される可能性があります。
なお、以下の場合は、企業の外部への通報に関して不利益な取扱いをされない等の保護の対象となります。このため、企業としては、当該通知までの具体的な期間を設定することが望ましいといえます。

<保護の対象になる場合>

・ 書面による内部通報の日から20日を経過しても、当該通報対象事実について、勤務先から調査を行う旨の通知がない場合

・ 正当な理由がなく調査を行わない場合

(3) ポイント3 記録の保管および見直しと、運用実績の開示

内部通報制度の継続的な改善のためには、通報内容やそれに対する対応記録の保管、定期的な評価・点検による改善が有用です。
この点、運用実績(一定期間の通報件数、それにかかる対応の概要、是正の有無等)は、役職員にも開示し、さらなる内部通報制度の活用を促すことが有益ですが、その開示にあたっては、通報者の特定につながらないよう、開示の内容や方法を十分検討しなければなりません。特に事案の開示が通報者の特定につながりうるような場合には、事案の概要を開示することは控えるべきであるといえます。

(4) ポイント4 内部規程の策定および運用

企業は、以下のような公益通報者保護法および指針に基づき求められる事項について、内部規程に定め、その規程に沿って運用が行われるように徹底することが必要です。

<準備すべき規程の例>

・ 通報者保護規程(公益通報者保護法に基づく通報者への不利益取扱禁止、利害関係者の関与禁止、通報の受付から是正措置等の通知、受け付けた通報にかかる対応手続等)

・ 通報制度の運用細則(通報の方法や受付の手続等の細則)

・ 従業員への周知文(上記両規程から要点を抜粋)

おわりに

改正法施行前に内部通報制度の整備を

2022年6月の改正法の施行を見据えて、各企業においては、指針および指針の解説を参考に内部通報制度にかかる要対応事項の整理を行う必要があります。特に、常時使用する従業員が300人を超える企業では、施行までに改正法に対応した内部通報制度を整備することが法的義務として課されており、要対応事項の整理を早めに開始することが必須といえます。
その際、各企業が自省的に見直しを進めるだけでなく、外部の弁護士等の評価・検証も利用しながら、客観的な観点からも見直しを行うことが、より実効性のある体制の整備につながるといえます。場合によっては、外部の弁護士等を公益通報対応業務従事者として指定することも有益です。

「内部通報制度認証」を利用した公表

内部通報制度を適切に整備・運用していることを対外的に示す手段として、内部通報制度認証(自己適合宣言登録制度)注8の利用も一案といえます。
この制度は、消費者庁の指定する登録機関(公益社団法人商事法務研究会)が、事業者からの申請に基づき、その内容を確認した結果を登録し、所定のWCMS(Whistleblowing Compliance Management System)マークの使用を許諾するもので、2021年12月17日現在、登録事業者は136社にのぼります。

グローバル内部通報制度の導入も検討を

近時、いわゆる「グローバル内部通報制度」(海外拠点の法人の役職員が、直接、日本本社の統一的な通報窓口に通報する制度)を導入する企業も増えつつあります。

海外拠点の法人の役職員に関する内部通報制度については、基本的には現地法が適用され、あえて労使間の準拠法を日本法と定めた場合は別として、日本の公益通報者保護法が直ちに適用されることはないと考えられます注9
もっとも、改正法を機に、国内における内部通報体制の見直しを行うとともに、海外拠点での内部通報制度の見直しを行い、海外拠点のリスクの早期把握を図るべく、グローバル内部通報制度の導入の当否等について検討を行うことも有益でしょう。

[注]
  1. 指針の解説は、指針を遵守するための考え方や具体例等を示すものです。指針は、法における内部通報制度の整備・拡充を促進するための各種改正に関して、事業者の採るべき措置の大要を示したものです。[]
  2. 内部公益通報の受付、調査、是正に必要な措置のすべてまたはいずれかを「主体的に」行う業務であって、その「重要部分」について関与する業務を行う場合に、「公益通報対象業務」に該当すると考えられています(指針の解説第3・I・1③参照)。[]
  3. 「内部公益通報受付窓口」にあたるかは、その名称ではなく、「部門横断的に内部公益通報を受け付ける」という実質の有無により判断されるとされています(指針の解説第3・I・1・(1)③参照)。たとえば、「セクハラ/マタハラ/パワハラ通報窓口」といった名称であっても、実質的にみて部門横断的に公益通報対象事実を受け付けているような場合には「内部公益通報受付窓口」に該当し、公益通報者保護法に従った体制整備が必要となる可能性があります。「部門横断的に内部公益通を受け付ける」という実質を有するか否かの判断は個別具体的に行わざるをえないところではありますが、実務的には、受付体制、受付対象事実等を勘案し、「内部公益通報受付窓口」に該当するか否かの判断を行っていくものと考えられます。[]
  4. 社内調査等におけるヒアリングの対象者、職場環境を改善する措置に職場内において参加する労働者、製造物の品質不正事案に関する社内調査において品質の再検査を行う者などであって、公益通報の内容を伝えられたにとどまる者等は、公益通報の受付、調査、是正に必要な措置について、「主体的」に行っておらず、かつ、「重要部分」について関与していないことから、たとえ調査上の必要性に応じて公益通報者を特定させる事項を知ることとなったとしても、「従事者」として定めるべき対象には該当しません。ただし、このような場合であっても、事業者における労働者および役員として、内部規程に基づき範囲外共有をしてはならない義務を負う可能性があることに留意する必要があります(指針の解説第3・I・1③注8参照)。[]
  5. 組織の実態に応じて、内部公益通報受付窓口が他の通報窓口(ハラスメント通報等)を兼ねることや、内部公益通報窓口を設置したうえ、これとは別に特定の通報対象事実(不正競争防止法違反等)にかかる公益通報のみを受け付ける窓口を設置することも可能とされています(指針の解説第3・II・1・(1)③参照)。[]
  6. 特に、ハラスメント事案等で被害者と公益通報者が同一の事案においては、公益通報者を特定させる事項を共有する際に、被害者の心情にも配慮しつつ、書面によるなど同意の有無について誤解のないよう、当該公益通報者から同意を得ることが望ましいとされています(指針の解説第3・Ⅱ・2・(2)④参照)。[]
  7. 「不利益な取扱い」の例としては、労働者たる地位の得喪に関すること(解雇、退職願の提出の強要等)、人事上の取扱いに関すること(降格、不利益な配転等)、経済待遇上の取扱いに関すること(減給等)、精神上・生活上の取扱いに関すること(事実上の嫌がらせ等)が挙げられており(法3条~7条。指針の解説第3・II・2・(1)③参照)、出処進退・処遇面のみならず、事実上の「不利益な」対応も含まれると考えられていることに留意が必要です。[]
  8. 公益社団法人商事法務研究会「内部通報制度認証」[]
  9. 消費者庁「「公益通報者保護法第11条第1項及び第2項の規定に基づき事業者がとるべき措置に関して、その適切かつ有効な実施を図るために必要な指針(案)」等に関する意見募集の結果について」(令和3年8月20日)別表参照。[]

茂野 祥子 氏

弁護士法人御堂筋法律事務所 パートナー弁護士・公認不正検査士

1999年東京大学法学部卒業。2002年弁護士登録。2011年上海・復旦大学進修修了。品質不正問題等の企業不祥事案件(特別調査委員会の委員等を含む)、中国法務を中心に、日常的な企業法務全般に関するアドバイスを提供している。

村上 拓 氏

弁護士法人御堂筋法律事務所 パートナー弁護士・ニューヨーク州弁護士・公認不正検査士

2003年京都大学法学部卒業。2006年弁護士登録。2012年University of Southern California Gould School of Law修了(LL.M.)。国内外の紛争・企業不祥事案件(国際カルテルにおける海外当局対応・クラスアクション対応を含む)、コンプライアンス対応(米国量刑ガイドラインをふまえたコンプライアンス体制
の構築・運用を含む)、海外進出支援、ファイナンス案件を中心に、企業法務全般に関するアドバイスを提供している。

浪山 敬行 氏

弁護士法人御堂筋法律事務所 パートナー弁護士・公認不正検査士

2006年京都大学法学部卒業。2008年神戸大学法科大学院修了。2010年弁護士登録。企業不祥事案件(会計不正事案における当局対応等を含む)、M&A案件、コーポレート、コンプライアンス対応、労務案件等を中心に、企業法務全般に関するアドバイスを提供している。