ソフトウェアテストと品質保証でIT業界に変革を起こした株式会社SHIFT。その法務部はナレッジマネジメントを法務案件管理に導入するために内製システムを作り上げ、同じ思想を持つGVA manageのプロダクトパートナーに参画している。同社の理想とした法務案件管理とナレッジマネジメントにおける課題と展望について、経営管理本部経営管理部法務グループ上西健太郎氏にうかがった。
内製システムで案件管理～見えてきた理想形と課題
高品質な品質保証・ソフトウェアテストを実現し、売上648億円（2022年8月期）を誇る東証プライム上場企業に成長した株式会社SHIFT。対応業界・専門領域も年々広がると同時に、法務部の業務領域も拡大している。
こうした業務領域の急拡大に対応するために同社法務部が実践したこと、それは法務業務全般における“ナレッジやノウハウの共有”と“スムーズな法務案件管理”の強化であった。
「私の入社時は、業務委託契約とNDAが主でしたが、現在ではコンサルティングや開発などの契約も増えています。また、M&Aにより入ってきたグループ企業の多くに法務部門がないため、相談件数も増加しましたが、企業によってチャットやメールなどコミュニケーションツールがバラバラという現実がありました。その環境下で“法務依頼をどう集約していくか”、また、“できるだけ依頼者側に負担をかけない形で、契約書のみならずそれに付随する情報を適正に吸い上げていくか”―この課題に対して、私たちはグループ全体で使いやすい新しい法務案件管理の手法を推進してきました」。
＜SHIFTにおける従来の法務案件管理の流れ＞
・ 事業部から法務部門への相談窓口を一本化
・ 依頼が来た内容はExcelに転記して管理台帳を作成
・ 共有フォルダ内に管理台帳上の案件タイトルと同じ命名でフォルダを作成
・ 案件に関連する資料・ログをそのフォルダに格納
同社では当初、上記の作業を手動で行っていたが、MicrosoftのPower AppsやPower Automateを活用して自動で管理台帳の入力や関連資料の保存を行う契約審査管理システムを内製。しかし、Microsoftの機能上の制限や、仕様変更によるエラーが頻繁に起こり、Microsoftアカウントを持たないグループ企業の依頼にはセキュリティの観点で対応が難しい等の課題が発出した。そのタイミングで、GVA manageのプロダクトパートナーとしての導入へと舵を切ったのである。
3,000億円企業にふさわしい法務のナレッジマネジメントとは？
「内製システムによるナレッジの蓄積は、やり切った感がありました。そこで見えてきたシステムの問題や、人的リソースがかかるという課題を解決するためには、“案件管理からナレッジマネジメントを行う”という同じ思想を持ち、かつ、きちんとした専門ベンダーのプロダクトに切り替えるほうがよいという考えに至ったのです」。
GVA manageの導入により、管理台帳の入力や契約書、メールなどのアップロードという業務がなくなり、契約審査を進める過程で自然にナレッジが蓄積できる体制が整った。それまでこうした業務に割いていたリソースを法務業務の中心に戻すことができたため、法務メンバーの担当割り振りなど、案件件数管理も容易になった。csv形式で出力し、経営陣への説明資料にも活用している。また、依頼者用のアカウントなし、依頼プロセスの変更なしで導入できたため、事業部側にもスムーズに受け入れられ、特に使用方法の問い合わせも起きないほど、導入において苦労はなかったという。
「経営の目標は、2028～30年までに現在の約5倍となる売上3,000億円を達成することです。今後さらにM&Aも増えていきますので、法務部門としてはその規模の企業になった将来を見据えて、今から組織を創っていく必要があります」と上西氏。現在、SHIFT法務部門は8名構成だが、売上が5倍になったとしても人員を5倍にできるわけではない。常識的な手法では、経営の成長に法務組織が追いつかなくなってしまうため、これまで以上にナレッジマネジメントの推進と効率化が重要となる。
そこで、まずは法務部門内でナレッジマネジメントを推進し、そこで蓄積されたナレッジを全社展開させる。事業部がこのナレッジの活用により、リーガルリスクについてある程度意思決定できれば、法務部門の負担も軽減できると見込んでいる。
「契約書・メールや提案書のやり取り・弁護士の回答など、一連の情報がまとめて管理されていると、特に新規事業や専門性の高い案件でのレビューに役立ちます。また、これから増加するグループ企業からの案件をナレッジとして蓄積していくことは、多角化する経営を支えていくために不可欠です」。
上西 健太郎 氏
上西氏は「今後、グループ企業管理機能も追加されるといいですね。契約書周りのリーガルテックは多種ありますが、それ以外の法務業務、特に文書化しづらいもののナレッジをいかに集約していくかも課題と感じています。そのあたりも今後のGVA manageに期待しているところです」とGVA manageのさらなる展開に期待を語り、インタビューを締めくくった。
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