法務人材の多様化とナレッジ・マネジメントの必要性

インハウスロイヤーや中途採用者の増加、法務部門のグローバル化が進む中、多様化する法務人材をいかに活用するかという課題に直面している企業は多い。また、人材が流動化する傾向が強まっている昨今、法務部門内のナレッジをどのように蓄積・共有していくかを考えることは、ますます重要になってきている。

「ナレッジ・マネジメント」というと、業務効率化をまず思い浮かべる方が多いだろう。必要な時に必要なナレッジにアクセスできることにより、時間的コストを削減したり、リスクの見落としを低減し、組織としての業務効率を上げるというのは、ナレッジ・マネジメントの重要な目的の一つである。
他方で、ナレッジ・マネジメントは、法務人材の育成・活用という観点でも大きな役割を果たしている。法務部門の業務は、専門的な知識、経験、ノウハウなどを要するため、とりわけ担当者の法務業務経験によって、仕事の質に大幅な差を生じうる。しかし、過去に蓄積されたナレッジが個々の法務担当者の手元にとどまらず、組織内において適切に共有されていれば、経験の有無や人材の入れ替わりにかかわらず、必要なナレッジを効率的に習得し、仕事の質を一定に保つことが可能となる。また、ナレッジ共有を効率的に行うことにより、人材育成に要する時間と手間を短縮することもできる。

そこで本稿では、「キャリアや経験の異なる法務人材をいかに活用するか」という切り口から、全3回の連載で、ナレッジ・マネジメントのアプローチを紹介したい。
第1回は、新任法務担当者のナレッジ・マネジメントについて取り上げる。

新任法務担当者のためのナレッジ・マネジメント

実務経験がない新任法務担当者は、法務に関するナレッジを持たない、いわばまっさらな「白紙」の状態である。このような新任法務担当者に関するナレッジ・マネジメントのアプローチとして考えられることは、大きく分けて以下の二つである。

• 新任法務担当者が高度な専門知識を効率的に習得できるように、組織内のナレッジへのアクセスを促すこと
• 新任法務担当者がこれから習得していくナレッジを組織に提供、還元する習慣を促すこと

角度の異なる二つのアプローチであるが、それぞれの重要性、考えられる課題と解決策、具体的な実践方法について考察してみたい。

新任法務担当者がアクセスしやすいプラットフォームづくり

法務部門には社内のあらゆる部門・部署からさまざまな相談が寄せられるため、業務の性質上、法務担当者には幅広い法分野にわたる高度の専門知識が求められる。さらに、各種法令や法制度は世の中の進化とともに日々変化しており、新任法務担当者がこれを一から勉強しながらナレッジを習得していくのは現実的に不可能であろう。
そこで、新任法務担当者が一日でも早く実際の法務業務に対応できるようにするためには、法務部門内に存在するナレッジへのアクセスをできる限り容易にすることが必須である。

検索性を意識した先例文書の整理

多くの企業では、過去に作成した契約書や外部法律事務所から得た法律アドバイスを何らかの形でストックしていると思われるが、ここで問題となるのは、ストックされたナレッジの整理方法である。たとえば、先例フォルダ内に年度別に案件書類が保管されているだけだったり、案件担当者でなければ判別できないようなファイル名になっていると、求めているナレッジがどこにあるのか、さらに言えば、そもそもそのナレッジが存在するのかどうかすらわからない。

この点、法務部門での経験が長い法務担当者であれば、「この案件はいつ頃クローズしたな」とか「この法分野は、あの人が詳しいはず」といった感覚に近い知識を持っているので、ある程度見当をつけて探すことで、ナレッジにたどり着くことができるが、新任法務担当者の場合、そのような「土地勘」はない。
そこで、過去案件に関するナレッジを整理するにあたっては、

• 法分野
• 契約書の類型
• 当事者の立場（買主側／売主側等）
• 法的論点

といった複数の切り口で検索できるように工夫することが望ましい。具体的には、文書のファイル名に関するルールを決めて運用したり、各文書に関連するタグをつけて分類することにより、検索性を高めることが考えられる。

「気づき」のきっかけを与える雛形づくり

契約書ドラフティングに関するナレッジ・マネジメントの代表例として、契約書雛形の整備が挙げられる。雛形を土台にすることにより、経験の浅い法務担当者でも一定のクオリティーで契約書のドラフティングやレビューを行うことができるので、非常に有用なアプローチである。

法務担当者のスキルアップ、成長につなげるには、利用者が条項の趣旨を理解し、また当該条項を修正するときにどのようなアプローチがありうるのかを知ることができるような雛形にしておくことをおすすめしたい。具体的には、重要な条項の趣旨や関連する法的論点、当該条項を修正する場合の修正パターン例などを記載することが考えられる。いわば、雛形の利用を通じて、新任法務担当者が経験豊富な法務担当者の契約書ドラフティングに関するナレッジを習得する機会を作るのである。
ただし、解説書のように詳細な説明を入れる必要はない。あまりに詳細な説明を盛り込みすぎることは、そもそも雛形作成のハードルを高くしてしまうばかりでなく、雛形の利用者自身が頭で考える機会を奪い、使い勝手が悪くなるおそれもある。このため、新任法務担当者が契約書のドラフティングやレビューを行う際に、検討すべきポイントに「気づく」ためのきっかけを与える内容が記載されていれば十分である。
また、法的論点のみならず、交渉のポイントや会社の内規上必要となる手続なども記載しておくと、実務上便利だろう。

リーガルリサーチを助けるためのTips

正しい法的アドバイスを行うためには、その裏付けとなるリサーチが必須であるが、新任法務担当者の場合、何を使ってどのようにリサーチすべきかがわからない場合がある。
そこで、効率的なリサーチを行うために、参照すると便利なウェブサイトの紹介や、リサーチツールの活用方法に関するTipsを法務部門内で共有することは有効である。たとえば、判例検索のためのリサーチツールが複数ある場合、各ツールの特徴や使い分け方法を紹介することなどが考えられる。

このように、ナレッジ自体の整理のみならず必要なナレッジにたどり着くための「道案内」をすることも、ナレッジ・マネジメントの重要なアプローチの一つである。

ナレッジ・マネジメントの実践を促すための習慣づけ

ナレッジ・マネジメントは、個々の法務部メンバーが自ら実践し、組織全体で継続的に取り組むことが何よりも重要である。そのためには、法務業務のフローの中にナレッジ・マネジメントをできる限り組み込むことが効率的と考える。

この点、これまでナレッジ・マネジメントを実践する習慣のなかった人の意識を変えることは大変な労力を要するが、新任法務担当者の場合、新人教育を通じてナレッジ・マネジメントの重要性を理解させ、ナレッジ・マネジメント実践の習慣をつけてもらう方法が最も手っ取り早く、確実である。
「作成したドキュメントを整理する」「ドキュメントのファイル名をわかりやすく変更したうえで共有する」「文書化しにくいナレッジも意識的にチーム内で共有、言語化する」といった作業は、日々の業務の一環として習慣づけておくべきものである。

組織の次世代を担う新任法務担当者がナレッジ・マネジメント実践の習慣を身につけておくことは、将来にわたるナレッジ・マネジメント推進においても、大きな貢献が期待できる。

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